物资采购管理系统

一、项目概述

1.1 项目定位

物资采购管理系统是一套面向 物业企业机构 的跨业态物资采购全链路数字化平台，覆盖 物业管理（A 线）与 餐饮管理（B 线）两大业务板块，通过角色化的工作台设计，将采购申请、多级审批、供应商报价、配送追踪、物料签收以及库存盘点等环节无缝串联，实现从「需求提报」到「签收闭环」的全程线上化管理。

1.2 系统架构总览

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    物资采购管理系统（兆恒管理机构）                         │
├──────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────┤
│     A线：物业管理模块         │        B线：餐饮管理模块                  │
├──────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│  ① 物业-提报人（12 屏）      │  ③ 餐饮-供应商（6 屏）                   │
│     · 采购申请               │     · 采购报价                            │
│     · 物料签收               │     · 配送管理                            │
├──────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│  ② 物业-领导（8 屏）         │  ④ 餐饮-厨师长（10 屏）                  │
│     · 采购模版               │     · 采购申请                            │
│     · 采购审批               │     · 物料签收                            │
│                              │     · 库存盘点                            │
│                              ├──────────────────────────────────────────┤
│                              │  ⑤ 餐饮-领导（7 屏）                      │
│                              │     · 采购审批                            │
├──────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────┤
│            共享基础能力：「物品库」·「大库」·「采购模版」· RBAC 权限      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1.3 核心数据

 

 

 

 

二、核心功能模块

2.1 功能模块总览

 

2.2 模块详解

模块①：A.物业-提报人 — 采购申请 & 物料签收（12 屏）

角色定位：物业部门的采购需求发起人和物料接收确认人。

核心功能：

- 采购申请录入：填写采购单，选择部门（如"保洁"），指定是否为"紧急采购"

- 两种发起模式：

- 模板模式：从部门已创建的「采购模版」中选择物品（"从'采购模版'中包含的物品中选择"）

- 上次申请单模式：复用最近一次申请单的数据，在此基础上修改（"用上次申请单的数据"）

- 物品来源：从后台「物品库」中选择物品，数量不限

- 紧急采购标志：勾选"紧急采购"后，每个物品的申请记录可增加"备注"说明加急原因

- 物料签收：对已配送的物资进行签收确认，支持"全部签收"和"部分签收"两种操作

- 部分签收逻辑：连续选择"部分签收"，当剩余未签收数量归零时，自动转换为"已签收（全部签收）"

申请单状态流转（角色视角）：

 

模块②：A.物业-领导 — 采购模版 & 采购审批（8 屏）

角色定位：物业部门的模板管理者和审批决策者。

核心功能：

- 采购模版管理：创建、修改、删除部门的采购模版

- 从「物品库」中选择物品组合成模版

- 模版包含物品列表及物品数量

- 支持"增加模版"、"增加物品"操作

- 采购审批：对提报人提交的采购申请进行审批

- 支持多级审批机制（"几级审批？还需要选择上级审批人？"）

- 审批人可修改申请数量，系统记录修改人及修改内容

- 修改过的数量"标绿"高亮显示（"审批中有修改的'标绿'"）

- 审批通过/审批驳回操作

- 审批备注填写

- 审批列表：

- 按「待审批」和「审批驳回」分类展示

- 显示单据编号（如 WY0000396）、申请时间、紧急采购标志、申请部门等

- 「修改」「删除」操作放在列表上

模块③：B.餐饮-供应商 — 采购报价 & 配送（6 屏）

角色定位：餐饮板块的外部供应商，负责对采购申请报价并执行配送。

核心功能：

- 采购报价：

- 查看审批通过后的采购申请单

- 逐项填写报价（单价），系统自动计算合计金额（"单价"的合计）

- "0 元表示赠送或者无货"

- 单位精确到 /斤 等级别

- 配送管理：

- 报价完成后，报价单不经审核或审核后进入「待配送」状态

- 生成「供应商配送单」进行物资配送

- 配送单关联采购申请，支持追踪配送状态

全链路流程（供应商视角）：

① 采购人填写采购单 → ② 领导审批通过 → ③ 供应商进行报价
→ ④ 报价完毕，不经审核直接进入"待配送" → ⑤ 采购人进行签收 → ⑥ 全部签收完成

模块④：B.餐饮-厨师长 — 采购申请 & 签收 & 盘点（10 屏）

角色定位：餐饮板块的核心操作角色，兼具需求发起、收货确认、库存管理三重职责。

核心功能：

- 采购申请（同物业提报人流程）：

- 从后台管理的「大库」中选择物品（餐饮专属大仓库）

- 模板模式和上次申请单模式双路径

- 紧急采购标志

- 物料签收：对所采购食材/物资进行签收确认，支持部分签收

- 库存盘点：餐饮板块特有的功能

- 按月盘点（如"2024年5月盘点"、"2024年6月盘点"）

- 盘点数据与「大库」物品关联

- 盘点结果作为下次采购申请的参考依据

与物业线的关键差异：

 

模块⑤：B.餐饮-领导 — 采购审批（7 屏）

角色定位：餐饮板块的审批决策者。

核心功能：

- 采购审批（与物业领导基本一致）：

- 多级审批机制

- 审批人可修改申请数量（标绿记录）

- 审批通过/驳回

- 审批备注

- 公司信息：公司名称为「兆恒餐饮公司」，操作人为「曲先生」

- 单据编号：与物业线共用编号体系（如 WY0000396）

 

 

 

三、核心交互流程

3.1 采购全链路主流程

┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐
│ ① 采购人  │───▶│ ② 部门领导│───▶│ ③ 老板   │───▶│ ④ 供应商  │───▶│ ⑤ 采购人  │───▶│ ⑥ 完结   │
│ 填写采购单│    │ 多级审批  │    │ 终审     │    │ 报价+配送 │    │ 签收     │    │          │
└──────────┘    └──────────┘    └──────────┘    └──────────┘    └──────────┘    └──────────┘
     │               │               │               │               │               │
     ▼               ▼               ▼               ▼               ▼               ▼
 选择模版/      逐级审批       最终确认       报价→配送       全部/部分      流程归档
 上次申请/      (可修改数量    (终审通过)     (不经审核      签收确认
 自由填写       标绿记录)                     直接配送)      (部分→全部)

3.2 申请单状态机

                    ┌─────────────┐
                    │  待审批      │ ◀── 采购人提交
                    │  (各级审批中) │
                    └──────┬──────┘
                           │
              ┌────────────┼────────────┐
              ▼            │            ▼
        ┌──────────┐       │      ┌──────────┐
        │ 审批驳回  │       │      │ 审批通过  │
        │(任一驳回) │       │      │(各级通过) │
        └────┬─────┘       │      └─────┬────┘
             │             │            │
             │  修改重提    │       ┌────▼─────┐
             └─────────────┘       │ 待终审    │
                                   │(老板终审) │
                                   └─────┬─────┘
                                         │
                                    ┌────▼─────┐
                                    │  待报价    │ ◀── 终审通过，转供应商
                                    │ (供应商)   │
                                    └─────┬─────┘
                                          │
                                    ┌─────▼─────┐
                                    │  待配送    │ ◀── 供应商报价完毕
                                    └─────┬─────┘
                                          │
                                    ┌─────▼─────┐
                                    │  待签收    │ ◀── 供应商配送
                                    │  (部分/全部)│
                                    └─────┬─────┘
                                          │
                              ┌───────────┼───────────┐
                              ▼                       ▼
                       ┌────────────┐         ┌────────────┐
                       │  已签收     │         │ 部分签收    │──▶ 继续签收
                       │ (全部签收)  │         │ (有剩余)    │    直到归零
                       └────────────┘         └────────────┘

3.3 采购申请提交流程（提报人视角）

开始
  │
  ├── 选择发起方式 ──┬── 使用模板 → 调出该部门创建的模版 → 从模版包含的物品中选择
  │                 ├── 上次申请单 → 复用上次申请单数据 → 修改调整
  │                 └── 自由填写 → 从物品库/大库中选择物品
  │
  ├── 填写申请信息
  │   ├── 选择公司/项目/部门
  │   ├── 选择/填写物品及数量
  │   ├── 是否紧急采购？→ 是 → 添加紧急备注
  │   └── 确认合计金额
  │
  ├── 提交审批
  │
  └── 等待审批结果 → 驳回 → 修改后重新申请
                   → 通过 → 关注后续状态

3.4 审批流程（领导视角）

打开审批列表
  │
  ├── 「待审批」Tab
  │   ├── 查看申请单详情（单据编号、申请人、物品列表、金额合计）
  │   ├── 可修改物品数量（修改后标绿记录）
  │   ├── 填写审批备注
  │   ├── 审批通过 → 流转至下一级审批人或终审
  │   └── 审批驳回 → 退回提报人修改
  │
  └── 「审批驳回」Tab
      └── 查看已驳回的申请单及其原因

3.5 供应商报价配送流程

收到审批通过的采购申请
  │
  ├── 查看采购清单（物品、数量）
  ├── 逐项填写报价（单位：元/斤等）
  │   ├── 正常报价 / 0 元（赠送或无货）
  │   └── 系统自动计算报价合计
  │
  ├── 提交报价 → 报价单自动进入「待配送」
  │
  ├── 生成配送单 → 执行配送
  │
  └── 等待采购人签收

 

 

 

四、界面模块说明

4.1 整体界面特征

 

4.2 各角色界面布局

提报人界面（物业/餐饮）

- 顶部信息栏：公司名称 + 项目名称 + 部门 + 操作人/采购人

- Tab 页：切换采购申请列表的不同状态

- 采购申请列表：

- 单据编号（如 WY0000396）

- 申请时间（如 2024-06-14 16:19）

- 紧急采购标志

- 快速操作按钮（修改/删除）

- 新建申请表单：物品选择器（从物品库/大库）、数量输入、紧急采购勾选框、备注输入框

领导审批界面（物业/餐饮）

- 审批列表：待审批 / 审批驳回 双 Tab

- 审批详情页：

- 申请单信息（单据编号、时间、申请人、部门）

- 物品明细表格（物品名称、申请数量 vs 审批数量）

- 审批修改记录（标绿高亮修改项）

- 审批备注输入框

- 操作按钮（审批通过 / 审批驳